Der Weg von Bot #1 zu Bot #100


Ein wesentliches Merkmal von Robotic Process Automation (RPA) ist die Möglichkeit sehr schnell konkrete Ergebnisse zu erreichen.

Was dabei oft außer Acht gelassen wird: Die Skalierung von einen auf Hunderte Bots über verschiedene Business Units und Funktionen hinweg führt oft zu vielen ungeahnten Herausforderungen. Angefangen bei verzögertem Go-Live bis zu Totalausfällen in kritischen Prozessen durch fehlenden Betriebs-Support. Um dem zu entgegnen ist ein strukturiertes Vorgehen notwendig.

Der IT Dienstleister AKOA – Another Kind of Automation teilt sein System zur Skalierung von RPA in folgende 4 Kern-Aktivitäten auf:

Modul 1: Prozesse identifizieren, analysieren und Pipeline managen

Discovery Workshops helfen RPA geeignete Prozesse zu identifizieren. Auf Grundlage einer entstandenen Long List können die Prozesskandidaten dann anhand eines Anforderungsschemas priorisiert (und für Piloten ausgewählt) werden.

Anschließend ist eine saubere Prozessdokumentation Basis für effiziente Entwicklung. Dabei sollte man erprobter RPA-Methodik und klaren Vorgaben folgen. Das Process Definition Document (kurz PDD) dokumentiert in mehreren Kapiteln den Ist-Zustand des Prozesses, den Soll-Zustand, sowie die Ziele, die durch RPA erreicht werden sollen und zeigt darüber hinaus einen detaillierten Ablauf des zu automatisierenden Prozesses.

Modul 2: Entwicklung und Go-Live von Bots

Fehlende Einrichtungen der Entwicklungsumgebung, wie beispielsweise Berechtigungen oder fehlende technische User können lange Wartezeiten für Genehmigungen mit sich bringen und RPA PoCs/Projekte verzögern. Eine „Ramp up Checkliste“, die einen Überblick über Prüfschritte vor Projektstart gibt, erleichtert die Abstimmung zwischen Projekt-Team und IT und ermöglicht einen sauberen und effizienten Start.

Außerdem sollte man sich an einheitliche Programmierung halten. Das vermeidet Fehler, vereinfacht Kooperation und führt so zu besseren Ergebnissen. Vorgaben zu Benennung, Design und Kommentierung, ermöglichen außerdem eine schnelle Einarbeitung in fremden Code und somit erfolgreiche Maintenance vielzähliger Bots durch ein das Center of Excellence.

Die Implementierung des Codes im Live System ist von vielen Faktoren abhängig (z.B. Zugänge, Genehmigungen, Status Bot,…). Auch hier kommt es häufig zu Verzögerungen und eine umfangreiche Checkliste kann dabei helfen diese zu verhindern. Zusätzlich erleichtern klare Vorgaben zu den To-Dos den Go-Live signifikant.

Modul 3: IT Architektur-design und Betrieb

Idealerweise sollte zwischen Entwicklungs- und Produktiv-Umgebung getrennt werden, um die Sicherheit und Stabilität der Produktivumgebung zu erhöhen. Dabei sollten zusätzlich Berechtigungen zur Produktivumgebung stark eingeschränkt sein. Das nutzen der in RPA Software integrierten Management Zentralen erlaubt das Skalieren der RPA Infrastruktur durch beispielsweise zentrales Logging, Prozess Management, Reporting und Audits/Roboterüberwachung.

Modul 4: Aufbau Kompetenz-Zentrum und Training

Wie jedes andere System in einer Organisation müssen Roboter verwaltet (operativ) und gewartet (technisch) werden. Man kann sich Roboter als echte virtuelle Mitarbeiter vorstellen. Für AKOA kann die Robotik-Center Governance dabei in vier Teile gegliedert werden:

Die Rollenverteilung im Robotik Center. Dazu gehören die Bestimmung von Verantwortlichkeiten, wie Monitoring, Incident Management und Scouting.

Das Entwickeln von Methoden und Frameworks für Automatisierung, sowie die Sicherstellung der Verfügbarkeit von Automatisierungs-Ressourcen (Entwickler, Lizenzen, …) und entsprechende Schulung der Fachbereiche in Methoden und Werkzeugen.

Die Zusammenarbeit mit Fachbereichen. Der Fachbereich ist maßgeblich daran beteiligt, Prozesse zu identifizieren und bei der Prozessanalyse zu unterstützen. Auch bei der Entwicklung mit dem Fachexperten und als Unterstützung der Wartung sind das Wissen und die Erfahrung der Fachbereiche von großer Bedeutung.

Aus der Erfahrungen von AKOA liegt der Schlüssel zum Erfolg in der stringenten Bearbeitung aller 4 Module. Dann steht der Skalierung von RPA nichts mehr im Wege.

Tim Dickemann
CEO Germany
Email: tim.dickemann@akoa.com


Another Kind of Automation | Rupprechtstr. 25 | 80636 Munich
Web: www.akoa.com

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