Smart Work | Mit Technologie zum bedarfsgerechten Arbeiten

von Dr. Michael Müller-Wünsch

Lisa Wegmann (38) ist Abteilungsleiterin in unserer IT. Ihr Wecker klingelt jeden Morgen zwei Stunden vor ihrem ersten Termin. Direkt nach dem Aufstehen erhält sie von der OTTO-App einen Tagesbericht über ihre anstehenden Termine, die Teilnehmenden und personalisierte Neuigkeiten. Weil heute einige Personalgespräche anstehen, fährt sie ins Büro, anstatt von zu Hause zu arbeiten. Bevor sich die zweifache Mutter auf den Weg macht, informiert sie die App über den optimalen Weg zur Arbeit. Da sich die App auf Lisas Wunsch auch mit ihrem privaten Terminkalender synchronisiert, kalkuliert sie den Weg zur Schule ihrer Kinder in die Routenfindung gleich mit ein.

Je nach Wetter, Verkehrslage und Auslastung des OTTO-Parkhauses wird ihr eine passende Art der Anreise empfohlen. Weil es heute regnen soll und das Parkhaus dementsprechend gut gefüllt sein wird, ordert Lisa ein OTTO-Shuttle per Sprachsteuerung. Fürs Frühstück bleibt keine Zeit, die IT-Expertin bucht es daher von unterwegs und bezahlt per App.

Wir gestalten unser Zuhause selbst – warum nicht unseren Arbeitsplatz?
Während der Corona-Pandemie 2020 entwickelte das Team „Business Support Services“ in einem partizipativen Prozess ein Zukunftskonzept, wie modernes und bedarfsgerechtes Arbeiten bei OTTO aussehen könnte. Angelehnt an den Trend und das Bedürfnis der Menschen, während der Lockdown-Phasen die Zeit produktiv zu nutzen und ihr Zuhause zu renovieren, den Balkon neuzugestalten,
Schränke zu ordnen oder das Haus zu vernetzen. Sprich: Ihr privates Umfeld gestalten Menschen nach ihren Vorlieben – damit sie sich wohlfühlen. Warum tun wir nicht das Gleiche mit unserem Arbeitsplatz? Lisa Wegmann wechselte 2024 zu OTTO, weil das Unternehmen frühzeitig auf die Entwicklung einer Employee Journey setzte und so eine fachbereichsübergreifende Sicht auf alle relevanten Touchpoints für Innovationen im Arbeitsalltag schaffte. Während es damals noch üblich war, die Customer Journey akribisch zu analysieren, weil der wirtschaftliche Erfolg davon abhing, erkannte OTTO, dass es sich lohnt, das Gleiche mit der Employee Journey zu machen. Warum sollte nicht jede*r seinen Arbeitsplatz gestalten können, wie er*sie es braucht, um maximal produktiv zu sein? Davon hängt der wirtschaftliche Erfolg von Unternehmen in gleichem Maße ab.

Alle Touchpoints sind miteinander vernetzt.
Sobald Lisa Wegmann den Campus betritt, registriert die App automatisch ihre Ankunftszeit und schlägt ihr auf Basis ihres heutigen Arbeitskontextes drei optimale Sitzplätze vor. Bereits 2017 startete OTTO die Initiative FutureWork, die basal für die Entwicklung einer Employee Journey war. Unsere FutureWork-Annahmen basieren dabei auf drei Säulen: activity based working, digital office und culture. Kurz gesagt: FutureWork verhilft allen, ihre individuellen Aufgaben bestmöglich zu erledigen. Und zwar zu jeder Zeit, von jedem Ort – ob im Mobile Office oder an unterschiedlichen Orten auf dem Campus – und unabhängig vom Endgerät. Es steht ein IT-Strategie-Meeting an und Lisa Wegmann wählt als optimalen Arbeitsort ein lärmgeschütztes Think Tank in der Nähe ihres Teams. Vorher holt sie ihr vorbestelltes Frühstück im Bistro ab. Sobald sie das Think Tank betritt, stellt sich das Licht automatisch auf Lisas voreingestellte Präferenzen ein. Während die Terminorganisation 2020 für sie noch zu den lästigen Aufgaben gehörte, unterstützen OTTOs IT-Systeme sie heute dabei, in nur wenigen Minuten Termine für viele Teilnehmende zu planen. Es genügt, den Zeitraum, Teilnehmer* innen und Art und Dauer des Termins anzugeben. Das System empfiehlt ihr den optimalen Zeitpunkt, an dem alle Teilnehmenden verfügbar sind, und gibt eine Empfehlung für zwei passende Räume. Mit einem Klick lässt sich ein Catering dazu buchen. Auch die Zu- und Absagen werden bei der Raumbuchung berücksichtigt und dynamisch angepasst. So wird verhindert, dass ein Termin in einem Raum für zwölf Personen stattfindet, obwohl nur fünf anwesend sind. Anschließend öffnet sich automatisch die aktuelle Präsentationsvorlage, über die intelligente Suche werden alle zu diesem Thema relevanten Dateien angezeigt. In 20 Minuten steht ihr nächster Termin an. Lisa Wegmanns digitale*r Weiterbildungsassistent*in erinnert sie daran, dass sie die gewonnene Zeit nutzen könnte, um ihren Low-Code-Kurs fortzusetzen.

Der Mensch im Mittelpunkt
Dieser kleine Einblick in eine mögliche Employee Journey verdeutlicht, wie viele Chancen auf Unternehmen warten. Genauso ist sie ein bildhaftes Beispiel dafür, welches Potenzial mithilfe von Technologie gehoben werden kann. IT steckt nicht nur in Prozessen, die wenig wahrgenommen werden. Technologie ist das Mittel, das unser Leben in vielen Facetten bereichern kann. Als Kund*innen durch maßgeschneiderte Angebote, als Mitarbeiter*innen durch zielführende Prozesse, vor allem aber als Menschen. Denn darum geht es: Den Menschen mithilfe von Technologie in den Mittelpunkt zu stellen und seine Arbeitswelt Stück für Stück besser zu machen. ■

Unsere FutureWork-Annahmen basieren auf drei Säulen: activity based working, digital office und culture.

Dr. Michael Müller-Wünsch, CIO,OTTO
Foto: OTTO

Das aktuelle Handelsblatt Journal zum Download


Mehr erfahren