Ein hybrides, aktivitätsbasiertes Arbeitsmodell, das die Vorteile von Campus- und mobiler Arbeit miteinander verbindet

Kurzinterview mit Dr. Michael Müller-Wünsch

Kurzinterview mit Dr. Michael Müller-Wünsch, CIO bei OTTO über die Auswirkungen der Pandemie auf Arbeitsstrukturen, die Organisation des virtuellen Zusammenspiels von Tech-Teams zu Business Communities und Fachbereichen und Feedback-Mechanismen.

  1. Welche Auswirkungen haben acht Monate Pandemie auf die Arbeitsorganisation bei OTTO?

Mobiles Arbeiten ist bei OTTO nicht grundsätzlich neu gewesen, obwohl in unserem Unternehmen nie zuvor so viele Menschen langfristig von zuhause gearbeitet haben. Von heute auf morgen waren fast alle 4.900 Kolleg*innen mobil tätig. Das hat insbesondere zu Beginn an ein paar Stellen für Unsicherheiten gesorgt.

Insgesamt fällt unser Zwischenfazit aber eindeutig mehrheitlich positiv aus: OTTO arbeitet bereits seit mehr als zwei Jahren mit einer ortsunabhängigen Cloud-Infrastruktur auf Basis von Microsoft 365. Das heißt, dass beispielsweise der Zugang zu Arbeitsdokumenten und Informationen von vornherein gegeben war und auch technische Kommunikationstools für das virtuelle Arbeiten bereits zur Verfügung standen. Zudem sind die Mitarbeitenden mit mobilen Devices ausgestattet. Insofern waren wir bereits vor der Corona-Pandemie bestens für mobiles Arbeiten ausgestattet. Über die technischen und funktionalen Voraussetzungen hinaus haben wir in den vergangenen Monaten auf vielen Ebenen neu dazu gelernt. Zwei Aspekte möchte ich in diesem Kontext hervorheben. Erstens das Thema „Führen auf Distanz“. Also die Frage, wie Führungskräfte den Dialog mit ihren Mitarbeitenden virtuell gestalten können. Zweitens das Thema „Feedback“ und damit verbunden die Frage, wie wir es schaffen, dass Mitarbeitende sich nicht allein gelassen fühlen. Als Antwort darauf, bieten wir ein Training zum „Führen auf Distanz“ an und haben neue Formate etabliert, in denen die Führungskräfte voneinander lernen können. Positiv hervorzuheben sind verschiedene Maßnahmen, die während der Corona-Pandemie binnen kürzester Zeit auf Veranlassung unseres Gesundheitsmanagements oder auf Initiative einzelner Kolleg*innen entstanden sind, etwa bewegte Mittagspausen, psychische Beratungsangebote oder „virtuelle Kaffeeküchen“ für den informellen Austausch. Über unsere TechUcation-Plattform konnten wir zudem Online-Fortbildungen realisieren. Es ist großartig zu sehen, wie schnell wir Veränderungen vorantreiben können, um die Arbeitsorganisation und das Miteinander weiterzuentwickeln.

  1. Wie hat sich die IT-Organisation darauf eingestellt?

Grundsätzlich folgt unsere Arbeitsorganisation dem Credo der maximalen Customer Obsession – wobei wir bei OTTO ein erweitertes Begriffsverständnis von Customer pflegen. Wir verstehen darunter die User Experience unserer Kunden*innen, unserer Partner und Lieferanten sowie unserer Mitarbeitenden. Dabei ist die Employee Experience der nachhaltige Baustein für eine wirksame Customer und Partner Experience. Deshalb ist es wichtig, dass wir unsere Kolleg*innen bestmöglich befähigen auch unter herausfordernden Bedingungen ihre Potenziale und Ideen einbringen zu können. OTTOs Tech-Organisation hat sich schnell auf die neue Situation umgestellt. Neben den konzernweiten Kollaborations-Plattformen auf der Basis von Microsoft 365 haben Entwickler*innen für große Teile ihrer digitalen Arbeitsorganisation auch schon vor der Corona-Pandemie Plattformen wie Jira, Confluence oder Github genutzt. Auch das Arbeiten von verschiedenen Standorten oder Zeitzonen ist in agilen Arbeitskontexten für die Tech-Teams bei OTTO nichts Neues. Wir profitieren jetzt von vielen Vorarbeiten aus den vergangenen Jahren, die uns als Gesamtorganisation in eine Lage versetzen, in der wir unser Geschäft von Zuhause aus managen und bearbeiten können.

Zu Beginn ging es verstärkt darum, das virtuelle Zusammenspiel von Tech-Teams zu Business Communities und Fachbereichen zu organisieren. Hier haben sich die Kolleg*innen schnell miteinander vernetzt und die notwendigen Schnittstellen identifiziert, um erfolgreich virtuell zusammenzuarbeiten. Um trotz der räumlichen Distanz miteinander im Gespräch zu bleiben, haben wir unsere Feedback-Mechanismen weiterentwickelt. Beispielsweise haben wir ein Konzept namens High5 eingeführt. Der Name ist Programm: In regelmäßiger Taktung erheben wir anhand von fünf Kriterien die Stimmung in den Tech-Teams, um kurzfristig und gezielt mit Maßnahmen auf identifizierte Herausforderungen eingehen zu können.

  1. Wird die „Neue Normalität“ zum neuen Standard?

OTTO befindet sich bereits seit einigen Jahren in einem Transformationsprozess: Wir arbeiten an der Weiterentwicklung unseres Geschäftsmodells zur Plattform. Dabei wird unser Kerngeschäft als Händler um einen Marktplatz und Services für Kund*innen und Partner erweitert. In dieser Zeit haben wir als Organisation immer mehr gelernt uns auf Veränderungen einzulassen und die Arbeitsumgebungen zu gestalten, die wir dafür brauchen. Natürlich war es für viele unserer Kolleg*innen eine neue Erfahrung über einen mehrmonatigen Zeitraum dauerhaft mobil zu arbeiten. Dies hat vielen Mitarbeitenden aber auch die Vorteile von mobilem Arbeiten vor Augen geführt, insbesondere für Arbeiten, die eine hohe Konzentration erfordern. Auch wenn wir uns gerade im zweiten Lockdown befinden: Langfristiges Ziel von OTTO ist ein hybrides, aktivitätsbasiertes Arbeitsmodell, das die Vorteile von Campus- und mobiler Arbeit miteinander verbindet. Der Campus soll zukünftig vornehmlich für kollaboratives und kreatives Arbeiten sowie für die Vernetzung genutzt werden. Ich bin der festen Überzeugung, dass wir jetzt die Chance nutzen sollten die neue Normalität aktiv mitzugestalten und zu definieren, wie wir in Zukunft arbeiten möchten. Ein Ziel bei OTTO ist es in diesem Zusammenhang die Skalierungsgrenzen von Organisation und Technologie aufzuheben und die Kund*innenbedürfnisse in den Mittelpunkt zu stellen. Dafür entwickeln wir unsere batch-orientierten Arbeitsabläufe in automatisierte, digitale Entscheidungsprozesse mit medienbruchfreien Arbeitsabläufen weiter.

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