Digitalisierung in einem Immobilienunternehmen | Gut ist, was wirtschaftlich nützt

von Karsten Rech

Gestern analog, heute digital – die technologische Entwicklung ist in vollem Gang. Der Wandel ist rasant. Er verändert die Art, wie wir uns informieren, wie wir kommunizieren, wie wir konsumieren. Kurz: unseren gesamten Alltag. Auch in einem Immobilienunternehmen wie Vonovia. Die Digitalisierung prägt die Arbeit und das Miteinander in allen Unternehmensbereichen tiefgreifend. Die Corona-Pandemie hat diese Entwicklung noch einmal beschleunigt. Das gilt insbesondere für das ortsunabhängige Arbeiten. Digitale Plattformen und Kollaborationstools, die Chats, Besprechungen, Notizen und Anhänge kombinieren, werden zunehmend stärker genutzt. Aber es geht um mehr als nur die Verlagerung von Arbeit ins Home-Office. Die Digitalisierung eröffnet ein breites Feld von Anwendungsmöglichkeiten. Doch nicht alles, was technisch möglich ist, muss auch von Vorteil sein. Vielmehr ist jede Innovation auf ihre Wirtschaftlichkeit zu prüfen. Dieser Beitrag skizziert, welche IT-Themen die Zukunft des größten europäischen Immobilienunternehmens bestimmen werden.

Innovation für Mehrwert
Es ist wie bei einem magischen Dreieck: Die Digitalisierung muss mehreren Zielen genügen, die möglicherweise untereinander konkurrieren. So sollen idealerweise neue, innovative Lösungen das Tagesgeschäft der Fachbereiche erleichtern, die Kundenzufriedenheit erhöhen und gleichzeitig wirtschaftlich sein. Analog gegen digital zu tauschen und stets auf dem neuesten technologischen Stand zu sein, ergibt somit nur Sinn, wenn es für das Unternehmen einen nachhaltigen Mehrwert bedeutet. Ein Beispiel für eine innovative Lösung, die mehrere Ziele erfüllt, ist die Gebäudetechnik: Hier nutzen wir die Möglichkeiten des „Internet of Things“ bereits seit längerer Zeit. So haben wir Heizungsanlagen und Aufzüge unserer Immobilien an die zentralen IT-Systeme angebunden. Die generierten Daten analysieren wir mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz und gewinnen so wertvolle Informationen für die Früherkennung von Störungen sowie die prädiktive Wartung. Ergebnis: Heizungen und Aufzüge fallen seltener aus und können effizienter gesteuert werden, was sowohl die Kundenzufriedenheit steigert als auch zur energetischen Effizienz unseres Portfolios beiträgt. Auch im Kundenservice gibt es Anwendungsbereiche, bei denen KI-Lösungen überzeugende Ergebnisse liefern. So setzen wir bei Vonovia erfolgreich Systeme zur automatischen Kategorisierung von Kundenanfragen sowie das daran anschließende Routing zum verantwortlichen Sachbearbeiter ein. Damit sind wir in der Lage, schneller und präziser auf Anfragen unserer Kunden zu reagieren. Ergebnis ist auch hier eine höhere Kundenzufriedenheit, eine Vereinfachung der internen Abläufe und damit eine verbesserte Wirtschaftlichkeit. Anwendungsarchitektur kontinuierlich anpassen Was versteckt sich unter der Haube dieser innovativen Lösungen? Herzstück ist ein integriertes und auf Effizienz getrimmtes SAP-ERP-System, auf das nahezu alle Unternehmensbereiche zugreifen. Hier laufen alle Werteflüsse und Transaktionen aus den Geschäftsbereichen der Vonovia zusammen. Um die speziellen Anforderungen unseres Kerngeschäftes abzubilden, haben wir Prozesse innerhalb des SAP-ERP-Systems im Laufe der Zeit stark individualisiert und automatisiert. So ist zum Beispiel die Anlage von Reparaturaufträgen im Kundenservice speziell an wohnungswirtschaftliche Besonderheiten angepasst.

Infolge des dynamischen Wachstums unseres Unternehmens, zu dem immer wieder auch Übernahmen und Zukäufe beitragen, kann es jedoch kurzfristig zu Redundanzen in den Systemen und Anwendungen kommen. Zudem kann auch ein SAP-ERP-System nicht alle gewünschten Anforderungen bestmöglich abbilden. Für die komplexen Anforderungen etwa im Bereich der sogenannten Value-Add-Dienstleistungen (wie z.B. Mess-Services, Energie Services, Multimedia) können in manchen Fällen Drittsysteme Mehrwerte bieten, die in ihrem Bereich zum Teil weit über die Funktionalitäten des SAP-ERP-Systems hinausgehen. Vor diesem Hintergrund haben wir uns bei Vonovia in der IT drei Ziele gesetzt: Wir möchten die Systemlandschaft konsolidieren, komplexe Eigenentwicklungen durch den verbesserten SAP-Standard ersetzen oder aber in spezialisierte Marktlösungen verlagern und innovative Plattformen schaffen. Durch Konsolidierung und Ablösung von Eigenentwicklungen erhalten wir unsere Fähigkeit, auch zukünftig leicht zu skalieren (z. B. durch Integration von Neuakquisitionen). Durch digitale Plattformen wird es uns möglich, unsere Innovationsfähigkeit zu steigern (z. B. neue datengetriebene Use Cases und Geschäftsmodelle basierend auf Cloud und Mobilität). Wir verstehen es als wichtige Aufgabe der IT, diese Potenziale auch und insbesondere vor dem Hintergrund des Wirtschaftlichkeitsgebots zu erkennen und zu heben. Oder, im besten Fall, durch enge Abstimmungen im Vorfeld, Komplexität und Redundanz zu verhindern.

S/4 Hana – Upgrade: Aus der Not eine Tugend machen
Die größte anstehende Veränderung in der Anwendungslandschaft der Vonovia ist aktuell die Vorbereitung auf die Migration von SAP ERP zu S/4HANA. Diese Migration nehmen wir nicht nur zum Anlass, unser SAP auf dem neusten Stand zu halten. Wir gehen darüber hinaus und analysieren im Rahmen eines IT-Strategie-Projekts unsere Anwendungsarchitektur ganzheitlich, um sie auf die Steigerung der Innovationsfähigkeit und Skalierbarkeit auszurichten. Mit S/4HANA existiert ein Nachfolgeprodukt zu SAPERP, das durch schnellere Datenverfügbarkeit und höhere Flexibilität in der Anbindung von spezialisierten Marktlösungen unsere Innovationsfähigkeit erhöht. In Vorbereitung auf die eigentliche Migration erarbeiten wir eine Roadmap, die den Migrationsprozess zu S/4HANA über die nächsten drei bis fünf Jahre beschreibt. Mit dieser Roadmap wollen wir eine beherrschbare und kosteneffiziente S/4HANA Umstellung vorbereiten. Um die eigentliche Migration weniger komplex zu machen und die Skalierbarkeit zu verbessern, legen wir gemäß unseren Zielen in der Vorbereitung ein Augenmerk auf die Konsolidierung der Systemlandschaft sowie die Reduktion der Eigenentwicklungen. Dabei lagern wir, wenn möglich und sinnvoll, Aktivitäten vor. Gleichzeitig streben wir eine höchstmögliche Flexibilität an, um weiterhin schnell reagieren zu können. Ein weiterer zentraler Bestandteil dieses vorgelagerten Strategie-Projekts ist die Analyse wesentlicher Unternehmensprozesse im Hinblick auf drei Fokusthemen: Datenhaltung, Nutzung von Eigenentwicklung sowie Reporting. Was das bedeutet, sehen wir an drei Beispielen bezogen auf die für unsere Branche typischen gebäudebeziehungsweise quartiersbezogenen Investitionsprozesse (Neubau, energetische Modernisierung und altersgerechter Umbau von Wohnungen):

Gebäudebezogene Investitionsprozesse
Alle gebäudebezogenen Investitionsprozesse laufen in ähnlichen Schritten ab, aber ihre Planung und Durchführung wird von unterschiedlichen Unternehmensbereichen verantwortet. Die Folge: einige Daten werden mehrfach vorgehalten. Um das künftig zu vermeiden, evaluieren wir im Rahmen des Projekts eine zentral koordinierte Datenhaltung mit Hilfe eines Metadatenmodells unserer Gebäude. Zudem möchten wir eine Single Version of Truth für Finanzdaten aufbauen. Auf diese Weise lässt sich zum einen die Qualität der Prozesse verbessern. Zum anderen reduziert die Aggregation von Daten in Investitionskalkulationen manuellen Arbeitsaufwand. Durch eine neue Datenhaltung und standardisierte Schnittstellen können Datenanalysen für weitere Geschäftsprozessverbesserungen sowie die Entwicklung neuer Services wirtschaftlich realisiert werden.

Des Weiteren sehen wir beispielsweise, dass sich die Vorbereitung und Kalkulation von Investitionsvorhaben stark auf isolierte Eigenentwicklungen stützt. Um hier zu einer höheren Standardisierung zu kommen, nehmen wir Verbesserungsvorschläge der Fachbereiche auf. Wenn möglich, planen wir dann die Integration in Standard unter SAP S/4HANA, beziehungsweise eine Überführung in spezialisierte Marktlösungen.

Zuletzt planen wir beim Reporting der Investitionsprozesse eine verstärkte Nutzung von SAP BW und FIORI Apps. Im Sinne eines Echtzeit-Reportings von der Baustelle zur Zentrale werden  Machbarkeitsstudien für die Nutzung von BI Tools wie zum Beispiel SAC oder Tableau erstellt.

Die drei Beispiele zeigen: Vonovia gestaltet die IT der Zukunft aus unterschiedlichen Perspektiven. Einerseits gibt es in vielen Bereichen bereits innovative Lösungen, die das Tagesgeschäft erleichtern, die Arbeitseffizienz erhöhen und Kunden zufriedener machen. Andererseits muss die IT auf technische Neuerungen reagieren, wie zum Beispiel die Migration auf S/4HANA und die Anbindung von spezialisierten Marktlösungen (zum Beispiel mobiloptimiert und aus der Cloud).

Die Chancen der Digitalisierung nutzen
Wirtschaftlichkeit, Kundenzufriedenheit, Prozessoptimierungen – wir gestalten unsere IT der Zukunft verantwortlich entlang dieser Maxime. Die genannten Beispiele zeigen, wie Änderungen in den Systemlandschaften als Gestaltungschancen für weitere nachhaltige Verbesserungen maximal ausgeschöpft werden. Ob Künstliche Intelligenz, Internet of Things oder Cloud, auch die „immobile Branche“ befindet sich mitten im digitalen Umbruch; einem Umbruch, der uns den Weg in eine wirtschaftlichere, kundenzentriertere und effizientere Zukunft ebnet. ■

Wirtschaftlichkeit, Kundenzufriedenheit, Prozessoptimierungen – wir gestalten unsere IT der Zukunft entlang dieser Maxime.

Dr. Karsten Rech

 

Karsten Rech,
CIO,
Vonovia SE

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