„Das Amt in der Hosentasche“

„Das Amt in der Hosentasche“

Mit Hilfe von SAP digitalisiert die Landeshauptstadt München ihre Finanzprozesse

Der Staat ist in der Pandemie mehr gefordert denn je. Und klar ist: Die Digitalisierung muss dabei helfen. Wie sie angegangen werden kann, zeigt ein Projekt der bayerischen Landeshauptstadt München. In einer strategischen Partnerschaft mit SAP digitalisiert sie ihre kompletten Finanzprozesse.

Johannes Bohmann, Solutions by Handelsblatt Media Group

Meldedaten, Grundsteuersätze, Kitagutscheine, Müllabfuhrkosten … und natürlich die für die meisten undurchschaubare Materie der Steuererhebung: Die Welt der kommunalen Finanzen ist mehr als nur komplex. Und die Pandemie hat gezeigt, am dringlichsten wohl am Beispiel der noch mit Fax und Zettelwirtschaft arbeitenden Gesundheitsämter: Die rasche Digitalisierung von Verwaltungs- und Meldeprozessen ist dringend notwendig. Dass sie  eine Mammutaufgabe ist, liegt freilich erkennbar auf der Hand.

Doch die Vorteile, die sich aus einer Digitalisierung gerade im kommunalen Finanzbereich ergeben, tun es ebenso: Planungsmöglichleiten werden verbessert, Frühwarnsysteme verhindern Fehentwicklungen, und insgesamt können alle Prozesse deutlich schneller abgewickelt werden als in der analogen Leitzordnerwelt.

Wie geht man die Aufgabe an? In einem Handelsblatt-Webinar der vergangenen Woche äußerten sich dazu Christoph Frey, der seit Juli 2020 als Stadtkämmerer der Landeshauptstadt München „Herr“ über die kompletten städtischen Finanzen und Chef von rund 700 Mitarbeitern ist, und Nikolaus Hagl, Leiter der Geschäftsbereiche Public & Energy und Mitglied der Geschäftsführung von SAP Deutschland. Thema war die strategische Partnerschaft, die die Großstadt mit SAP eingegangen ist – und die hochinteressante Perspektiven eröffnet.

Man nehme das Beispiel der jährlichen Steuerbescheide, so leitet Frey ein. Sie würden im traditionellen Modus zwar zuverlässig bearbeitet und kämen beim Bürger auch zuverlässig  an. Jedoch sei der Personalaufwand dafür groß und die Zugänglichkeit der einmal erhobenen und dann nicht verwerteten Daten sie gering. Deshalb nun in einen Prozess der kompletten Digitalisierung der städtischen Finanzen einzusteigen, sei es an der Zeit, auch weil die Bürgerinnen und Bürger in ihrer privaten Umgebung längst an digitalisierte Finanzprozesse gewöhnt seinen: „Wir muten ihnen nichts Ungeheuerliches zu, wenn wir auch die öffentlichen Finanzprozesse – von Steuern über Gebühren bis zu Eintrittskarten und so weiter – Schritt für Schritt digitalisieren.“

Dass auch viele andere Kommunen in Deutschland dabei sind, diesen Prozess anzugehen, bestätigt Hagl, der, bedingt durch den bereits weiter vorangeschrittenen Wandel im Industrieumfeld, mit seinen Teams viele Transformations- und Digitalisierungsprojekte begleitet hat. „Die Pandemie hat da noch einmal zusätzlichen Druck erzeugt, viele sind jetzt an dem Thema dran. Und München hat früh damit angefangen.“

Wichtig, so Hagl weiter, seien zwei Hauptziele der auf mindestens drei Jahre angelegten strategischen Partnerschaft zwischen München und  SAP: Es gehe zum einen um die möglichst vollständige Digitalisierung des „Frontend“, das heißt der Kommunikation mit dem Bürger – und zum anderen um die Digitalisierung des „Backbone“, das heißt um die Zugreifbarkeit auf alle gesammelten Daten zu Analyse-, Prognose- oder Statistikzwecken.

Die Transparenz gegenüber dem Bürger, so Frey, sei dabei ein ebenso wichtiges Ziel wie die Beschleunigung und Komfortverbesserung seiner Kommunikation mit den Behörden. Am Beispiel eines von SAP erarbeiteten Showcase führt Frey vor, wie das „Amt in der Hosentasche“, wie er es nennt, im Idealfall funktioniert:  Über einen KI-unterstützen Chatbot soll man künftig in München seine Hundesteueranmeldung abwickeln können. Dabei wird nicht nur der Hundehalter mit seinen amtsrelevanten Daten erfasst, sondern auch der Hund:  Anhand eines Handy-Fotos wird das Tier von einer KI bezüglich seiner Rasse und Größe identifiziert – und steuerlich entsprechend eingestuft. Und der Halter erhält – neben der postalisch zugestellte Hundemarke – am Ende noch einen QR Code, mit dem gegebenenfalls weitere Hunde angemeldet werden können. „Alles von zuhause aus“, so Frey. „Der ganze Prozess wird bequem von der Couch aus gesteuert.“

Dass es sich hier um einen noch relativ simplen Vorgang handelt, konzedieren die Partner. Dass im Hintergrund, im „Backbone“-Bereich, aber bereits Prozesse installiert sind, die um ein Vielfaches komplexer sind, demonstriert Frey mit einigen Einblicken in den „Digital Boardroom“ der Münchener Stadtkämmerei. Das sei der „Maschinenraum der Stadt“, denn hier sammeln sich alle Daten, die es künftig erlauben, „Entscheidungen schneller und qualitativ hochwertiger zu treffen.“

Um zu verstehen, wie umfangreich die Aufgaben und wie groß die Möglichkeiten sind, muss man sich vergegenwärtigen, welche Pflichten die Stadtkämmerei hat: Im Schwerpunkt sind dies die Haushaltsplanung und der Haushaltsvollzug sowie das Management der städtischen Vermögen und Schulden. Darüber hinaus aber betreut sie auch die Stadtsparkasse mit ihren über hundert Filialen und Servicestellen und das Städtische Klinikum. Und nicht zuletzt natürlich das Kassen- und Steueramt, das den gesamten Zahlungsverkehr für die Stadt abwickelt, Beträge einfordert und kommunale Steuern veranlagt.

Wenn alle in diesen Feldern generierten Datenströme einmal zentral erfasst und zugreifbar gemacht werden, lassen sie sich, so Frey, „beliebig filtern nach allen Steuer- und Gebührenarten sowie aufbereiten für Präsentationen für Gremien und Ausschüsse ebenso wie für die Öffentlichkeit.“ Transparenz also, selbstverständlich unter Einhaltung höchster Datenschutzstandards, für Behörde und Bürger zugleich.

Ein weiterer wichtiger Aspekt, so ergänzt Hagl, ist die mit dem Digital Boardroom gegebene Möglichkeit, mit anderen Datenquellen zu vergleichen. „Dank unserer Erfahrungen aus der Industrie wissen wir, wie die Zusammenführung und Analyse von Daten aus den verschiedensten Quellen funktioniert. Und da viele Städte hier schon auf einem guten Wege sind, können sie voneinander lernen. Hamburg etwa hat gezeigt, wie hocheffizient die Corona-Soforthilfe mit digitaler Hilfe gesteuert werden kann – das war erfolgreich und nachahmenswert.“

Einen anderen Vorteil demonstriert Frey anhand diverser Boardroom-Charts: „Beim Vergleich mit den Daten anderer Kommunen werden wir künftig in der Lage sein zu analysieren, ob wir bestimmte städtische Dienstleistungen zu teuer oder zu günstig anbieten. Wir werden also Dinge verstehen und korrigieren können, die wir ohne Datenhilfe gar nicht erkennen würden.“ Zuoberst, so betont er noch einmal, stehe dabei die Glaubwürdigkeit nach innen wie nach außen, also dem Bürger gegenüber: „Wir sind vom Gesetz abhängig und setzen dieses in der öffentlichen Verwaltung akribisch um. Insofern sind wir an Regularien gebunden, die die Industrie teils nicht kennt – was sie schneller handeln lässt.“

Davon aber könne man ja auch lernen, und deshalb sei die strategische Partnerschaft mit dem Industrie-Spezialisten SAP goldrichtig. Unverrückbarer Grundsatz für die öffentliche Verwaltung werde dabei aber bleiben, dass die Bürgerinnen und Bürger partizipieren und von dem erlangten Transparenzgewinn profitieren. „Wenn wir das nicht schaffen“, so Frey abschließend, „bekommen wir ein Glaubwürdigkeitsproblem.“

Noch also steckt es in den Kinderschuhen, das „Amt in der Hosentasche“. Aber der Weg dorthin wird erkennbar beschritten.

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