„Smoking Gun“ im E-Mail- Postfach

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„Smoking Gun“ im E-Mail- Postfach

von Susanne Klein LL.M. und Dr. Andreas Lober

Man stelle sich vor: Herr Mustermann verlässt das Unternehmen und auf einmal verfügt sein  neuer Arbeitgeber über unternehmensbezogene Informationen des bisherigen. Das kommt öfter vor, als man denkt, und nicht selten hatte Herr Mustermann eine gehobene Position, doch seine Karriere war in einer Sackgasse. In einer Sackgasse ist aber auch der bisherige Arbeitgeber von Herrn Mustermann, wenn er die Frage der Nutzung des geschäftlichen E-Mail-Accounts nicht rechtzeitig geregelt hat.

Arbeitgeber unterliegt Telekommunikationsgeheimnis und Datenschutzrecht
Die „Smoking Gun“ wird im E-Mail-Postfach von Herrn Mustermann vermutet, doch auf dieses hat der Arbeitgeber nicht ohne Weiteres Zugriff. Grenzen setzt nicht nur der Datenschutz, sondern auch das Fernmeldegeheimnis. Denn in Deutschland gilt der Arbeitgeber, der eine IT-Infrastruktur zur Kommunikation zur Verfügung stellt, als Telekommunikationsanbieter, der dem Fernmeldegeheimnis unterliegt. Jedenfalls, wenn die Privatnutzung nicht rigoros verboten ist und solange die Daten noch auf dem Server liegen. Bei einem Verstoß gegen Datenschutzrecht drohen hohe Bußgelder, bei einem Bruch des Fernmeldegeheimnisses sogar Gefängnis.

Handlungsbedarf insbesondere für internationale Konzerne
Die Einordnung des Arbeitgebers als Telekommunikationsanbieter ist schon für deutsche Juristen einigermaßen überraschend und die Details sind heillos umstritten. Vor allem aber internationale Unternehmen haben das Problem häufig nicht auf dem Schirm, wenn die Beratung zur Datenschutz-Compliance welt- oder europaweit einheitlich ist. Deren Leitfäden zur IT-Nutzung sind nach deutschem Recht oft nicht ausreichend – und gerade diese Unternehmen tun sich im Ernstfall besonders schwer, die Grenzen des Zulässigen auszuloten.

Lösungsansätze
Ein Patentrezept gibt es nicht. Aber doch einige Ansätze: Rechtlich am saubersten dürfte sein, die Privatnutzung der Firmen-E-Mail zu verbieten und auch tatsächlich nicht zu dulden, um der Entstehung einer betrieblichen Übung vorzubeugen. Die Mitarbeiter müssten dann privat eine andere E-Mail-Adresse nutzen. Dann lässt sich gut argumentieren, dass das Fernmeldegeheimnis nicht greift und auch der Datenschutz einem Zugriff auf das E-Mail-Konto nicht entgehen steht.

Viele Unternehmen meinen jedoch, dies sei mit ihrer Firmenkultur nicht vereinbar. Dann kommt in Betracht, die private E-Mail-Nutzung anderweitig zu reglementieren, beispielsweise die Mitarbeiter anzuhalten, private Nachrichten als solche eindeutig zu kennzeichnen; vielleicht durch farbige Markierung oder Verschiebung in einen speziellen Ordner.

Schließlich wird auch vertreten, es sei zulässig, die Privatnutzung der Firmen-E-Mail-Adresse nur zu erlauben, wenn der Mitarbeiter einwilligt, dass der Arbeitgeber unter bestimmten und genau definierten Voraussetzungen Zugriff hat. Dieser – nicht unumstrittenen – Meinung folgen sogar Datenschutzbehörden – trotz des Postulats der Freiwilligkeit der Einwilligung und obwohl auch die Kommunikationspartner des einwilligenden Mitarbeiters betroffen sind.

Wofür sich ein Unternehmen auch entscheidet: Es ist sinnvoll, das Thema rechtzeitig und  proaktiv anzugehen. Wenn Herr Mustermann erst einmal meint, seine Karriere sei in einer Sackgasse, ist es zu spät.

www.beiten-burkhardt.com/de

Susanne Klein LL.M. und Dr. Andreas Lober,
Partner, BEITEN BURKHARDT

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