Autor:innen: Maik Scheele, Vanessa Schmoranzer, Lara Schardey, Alissa Fiedler, Michael Rocktäschel
Unternehmen werden heute mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert: COVID-19, Fachkräftemangel und Umweltkatastrophen erschüttern (auch) die Geschäftswelt. Gleichzeitig buhlen Frontrunner und Start-ups um die Gunst der Kundschaft und fordern etablierte Marktführer heraus. Das erhöht den Transformationsdruck auf Unternehmen. Aber wie ändert man ein Traditionsunternehmen, in denen sich über Jahrzehnte feste Strukturen und Silos etabliert haben? Wie können Prozesse vereinfacht und kundenorientierte Organisationsstrukturen aufgebaut werden?
Veränderungen in Unternehmen: Warum es kompliziert ist, Dinge zu ändern
Wenn Unternehmen bereit sind, sich zu verändern, passiert das normalerweise nicht auf der grünen Wiese. Transformationsprojekte finden innerhalb der bestehenden Strukturen und während des Tagesgeschäfts statt. Dass das einige Probleme mit sich bringt, zeigt sich an folgenden Szenarien:
- Bestehende Prozesse sind oft nicht dokumentiert, was es schwer macht, die neuen Prozesse zu planen.
- Es gibt viele komplexe Abhängigkeiten und zu wenig Schnittstellen zwischen den Systemen. Das führt zu vielen temporären Lösungen oder Workarounds.
- Entwicklungszyklen sind wenig agil und erfordern eine lange Vorlaufzeit. Das macht es schwer, schnell auf Kundenwünsche zu reagieren.
- Bei der Gestaltung neuer Prozesse wird oft versucht, so viel wie möglich von den alten Strukturen beizubehalten. Das bremst die Veränderung und macht sie weniger wirksam.
Das Organisationsdesign: der erste Schritt in Richtung Transformation
Die Transformation betrifft zwar alle drei Schlüsselfaktoren – Mensch, Organisation und Technologie – doch ihr Ausgangspunkt liegt in der Organisation. Wenn sich Unternehmen ändern wollen, müssen zunächst Regeln, Methoden, Ebenen, Rollen und Verantwortlichkeiten definiert werden sowie die spezifischen Praktiken zur Organisation und Durchführung der Arbeit. All das wird in einem sogenannten Organisationsdesign festgehalten. Um dafür erste Schritte zu gehen, bietet sich ein sogenannter „Design Sprint“ an. Er erstreckt sich über vier Tage à vier bis fünf Stunden pro Tag. Dieses Setting hat zwei Vorteile: Es reduziert die Fluktuation der Teilnehmenden und bietet mehr Zeit für Reflexion und Lernprozesse.
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Der Design Sprint: Wie wir in 4 Tagen ein Organisationsdesign mit Ihnen entwickeln
Tag 1: Status quo und Vision identifizieren
Wir fragen uns:
- Wo stehen wir aktuell?
- Welche Veränderungen sind notwendig, um uns auf den richtigen Weg zu bringen?
- Was wollen wir erreichen?
Tag 2: Organisatorische Eckpfeiler definieren
Wir fragen uns:
- Welche übergreifenden Rollen gibt es aktuell und zukünftig?
- Welche Abläufe existieren?
- Welche Auswirkungen haben sie auf die Organisation?
Tag 3: Organisatorische und operative Strukturen schaffen
Wir fragen uns:
- Durch welche Organisationsstruktur erreichen wir unsere Ziele?
- Wie stellen wir das Team auf?
- Wie definieren wir Abläufe und den Way-of-Working?
Tag 4: Umsetzung und Plan aufbauen
Wir fragen uns:
- Wie setzten wir das Organisationsdesign um?
- Welchen Strategieansatz verfolgen wir bei der Transformation?
- Wer wird Mitglied im Transformations-Team?
Die Ergebnisse des Design Sprints dienen als Grundlage für die nächsten Schritte in Richtung einer erfolgreichen Transformation. Eine externe Perspektive hilft dabei, die neue Art des Arbeitens einzuüben, das neue Mindset zu etablieren und die neuen Technologien einzuführen.
Weitere Informationen zum Thema Agilität und wie Unternehmen in 4 Tagen ihr eigenes Organisationsdesign entwickeln, finden sich im aktuellen diconium Whitepaper zum kostenfreien Download unter: https://special.diconium.com/de/agile-organisation.
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