Digitale bAV-Verwaltung in der Cloud


Digitale bAV-Verwaltung in der Cloud

Gisbert Schadek, Vorstandsvorsitzender, Entgelt und Rente

Die Digitalisierung ist in der Personalabteilung über die Entgeltabrechnung zwar schon vermehrt angekommen, bei der Administration der betrieblichen Altersvorsorge nutzen aber noch sehr wenige Unternehmen die Vorteile von Cloudlösungen. Dabei bieten sich auch hier durch Standardisierung der Prozesse große Optimierungspotenziale, die zu einer Qualitätsverbesserung der Abarbeitung, aber auch zu mehr Transparenz für die Mitarbeiter über ihre bAV-Ansprüche und damit zu einer Stärkung der Mitarbeiterbindung führen.

Bei der bAV-Verwaltung müssen sehr viele interne und externe Schnittstellen bedient werden. Die Abarbeitung und der Umgang mit sensiblen Daten erfordert ein hohes Maß an Spezial-Know-how. Die meisten Unternehmen setzen bei der bAV-Verwaltung zwar auf Softwareunterstützung, die wenigsten nutzen aber bereits integrierte Systeme, über die alle Schnittstellen lückenlos bedient werden können. BAV ist oft noch Handarbeit und oft eine komplizierte Jonglage mit immer weiter wachsenden Exceltabellen, die nur noch derjenige verstehen kann, der sie erstellt und gepflegt hat. Fehler bei der Abarbeitung sind damit zwangsläufig vorprogrammiert, Vertretungssicherheit ist nur schwer zu gewährleisten. Aufgrund der Bilanzberührung und der Höhe sowie Laufzeit der Verpflichtungen ist die bAV-Verwaltung also auch kein Prozess, der unter Risikogesichtspunkten vernachlässigt werden darf. Es ist deshalb kaum verständlich, dass auch große Konzerne die Digitalisierungsüberlegungen, die für andere HR-Prozesse schon lange selbstverständlich sind, nicht auch auf die bAV übertragen.

Bedeutung der bAV -Verwaltung wird unterschätzt

Diese Berührungsängste liegen daran, dass die bAV-Verwaltung in den meisten Organisationen ein Stiefkinddasein fristet. An dieses Spezialgebiet wagen sich Personaler und Organisationsbeauftragte nicht ran, weil sie hier Prozesse vermuten, die so individuell und komplex sind, dass es sich nicht lohnt, diese zu digitalisieren. Oft spielt hier auch noch die Überlegung eine Rolle, dass es sich um geschlossene Versorgungswerke handelt, die damit als Auslaufmodell abgestempelt werden. Dabei wird übersehen, dass eine Betriebsrentenverpflichtung von der Erteilung der Zusage bis zum Tod des letzten Versorgungsberechtigten (oft der Hinterbliebene) nicht selten mehr als 60 Jahre besteht.

Digitalisierung von bAV -Prozessen in der Praxis

Diese Ängste sind jedoch unbegründet, bAV-Verwaltung ist genau so einfach oder komplex wie die Entgeltabrechnung. Die Prozesse, die abzuwickeln sind, sind dabei in jedem Unternehmen gleich, es fallen überall dieselben Sachverhalte an. Ein Mitarbeiter kommt neu dazu, einer geht in den Ruhestand oder scheidet aus anderen Gründen aus, der nächste lässt sich scheiden, ein Rentner verstirbt. Neben diesen personenbezogenen Sachverhalten sind noch Jahresarbeiten oder Monatsaufgaben abzuwickeln, z. B. die Verbuchung von Beiträgen und die Erstellung von Kontoauszügen für beitragsorientierte Zusagen. Hier sind in der Regel noch Schnittstellen zur Buchhaltung und zum Verwalter der Kapitalanlagen zu berücksichtigen. Ein weiterer wichtiger Vorgang ist die Aufbereitung der Daten für die Meldung zum Versicherungsmathematiker als Vorbereitung der Erstellung der Gutachten für die Pensionsrückstellungen. Ein in der Praxis aufwändiger Prozess, der sich leicht automatisieren lässt. Hier steckt auch das größte Optimierungspotenzial bei der bAV-Verwaltung. Ein wichtiger Punkt in jedem Digitalisierungsprojekt ist sicher auch die Digitalisierung der Aktenverwaltung.

Cloudlösungen sind Mittel der Wahl

BAV-Prozesse lassen sich gut digitalisieren und es gibt Cloudlösungen, die auf (fast) jede Anforderung jedes Arbeitgebers angepasst werden können. Durch die Cloudtechnologie lassen sich Schnittstellen zu anderen HR-Verwaltungsprogrammen (insbesondere zum Entgeltabrechnungsprogramm) leicht bedienen. Ein arbeitsteiliges Zusammenarbeiten von mehreren Parteien ist problemlos möglich. Der Mitarbeiter in der Personalabteilung kann auf dieselben Daten zurückgreifen wie der externe Versicherungsmathematiker oder bAV-Dienstleister. Auch dem versorgungsberechtigten Mitarbeiter können alle Informationen zu seiner Versorgung ohne Aufbereitungsaufwand jederzeit und verständlich zur Verfügung gestellt werden. Er kann seine Versorgungsansprüche sogar selbst hochrechnen.

Fazit: Optimierungspotenzial durch Digitalisierung nutzen

Trotz vieler unbegründeter Vorbehalte kann die bAV-Verwaltung einfach und effektiv digitalisiert werden – etwa mit cloudbasierten Software-Lösungen. Damit kann das Optimierungspotenzial in der Abarbeitung voll ausgeschöpft werden. Ein effektives Risikomanagement, Automatisierung der einzelnen Prozessschritte oder Transparenz für die Mitarbeiter sind nur einige der vielen Vorteile. Auch der Aufwand für die Einrichtung eines digitalen Systems ist überschaubar und vergleichbar mit dem Wechsel eines Gehaltsabrechnungsprogramms oder des Entgeltdienstleisters.

Gisbert SchadekGisbert Schadek
Vorstandsvorsitzender
Entgelt und Rente


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