Dieser Film und der hier hinterlegte Artikel Informieren Sie über das ausgezeichnete Projekt.

Robert Sütsch, Regional Pension Manager Human Resources, Siemens Konzern

Unverfallbarkeitsprozess online, Auszahlungsprozess online und Lock-in Option mit Web-Frontend Lösung

Die Administration der deutschen bAV-Themen erfolgt bei Siemens komplett inhouse und auf Basis eines einheitliches SAP-HR Systems.

Vor zehn Jahren haben wir unsere Digitalisierungsinitiative gestartet. Basis war eine 1,5-jährige umfangreiche Datenprüfung aller versorgungsrelevanten Daten für rund 120.000 Mitarbeiter mit ca. 80 unterschiedlichen Versorgungszusagen. Der Aufwand hat sich in vieler Hinsicht gelohnt. Somit wurden zahlreiche Unternehmensprozesse in der bAV in den letzten Jahren digitalisiert, und die Abläufe können seitdem schneller, kosteneffizienter und qualitätsgesichert gestaltet werden.

Prozesse zur Erstellung der Kontoauszüge für die Beitragssysteme wurden automatisiert. Mitarbeiter und HR-Kollegen können beispielsweise mit Berechnungs- und Prognosetools sämtliche Ansprüche auf Knopfdruck ermitteln. Darüber hinaus stehen den Mitarbeitern Employee Self Services zur Entgeltumwandlung online zur Verfügung, bei denen die Voten anschließend automatisiert weiterverarbeitet werden. Die bAV-relevanten Dokumente werden in einem Dokumententresor online für den Mitarbeiter bereitgestellt.

Unverfallbarkeitsprozess online und Auszahlungsprozess online

Im Zuge der fortschreitenden Automatisierung unserer Prozesslandschaft haben wir in den Jahren 2017 und 2018 die Prozessketten für die Berechnung der Unverfallbarkeit und die Auszahlung von Versorgungsleistungen digitalisiert.

Bislang wurde die Unverfallbarkeitsbescheinigung in einem manuellen Prozess durch unsere Pensions-Services erstellt und dem Mitarbeiter per Post zugesandt. Es waren rund 50 manuelle Einzelschritte und Eingaben erforderlich, die der Sachbearbeiter anhand einer Checkliste erfasste. Gleiches galt bislang auch für die Erstellung der Auszahlungsoptionspläne mithilfe derer die Mitarbeiter in unseren Versorgungsplänen zwischen verschiedenen Auszahlungsformen wählen können (Rate, Rente oder Einmalkapitalzahlung). Bisher erfolgte die Erstellung der Auszahlungsoptionen mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Tools, die jeweils manuell aufgerufen und bearbeitet werden mussten. Der Output (z.B. Bescheide, Briefe, Übersichten) erfolgte aus verschiedenen Quellen. Die Bearbeitung erforderte damit ein hohes Qualitätscontrolling.

Mit der Implementierung eines digitalen Prozesses läuft der Workflow zur Erstellung der Unverfallbarkeitsbescheinigungen für rund 2.000 Austritte pro Jahr und die Erstellung der Auszahlungsoptionspläne (AOP) für rund 4.000 Versorgungsfälle pro Jahr vollautomatisiert.

Der gesamte Workflow wird in beiden Prozessketten lediglich durch die Eingabe der Beendigung des Arbeitsverhältnisses im Verfahren angestoßen.

Im Falle des vorzeitigen Ausstritts wird für den Mitarbeiter – sofern er die Bedingungen für eine unverfallbare Anwartschaft erfüllt – die Unverfallbarkeitsbescheinigung automatisch erstellt und an den Druckdienstleister übermittelt. Eine manuelle Freigabe durch die operative HR ist nicht mehr erforderlich.

Gleiches gilt auch für die Erstellung der Auszahlungsoptionspläne. Auch hier wird durch die Eingabe der Pensionierungsmaßnahme im Verfahren der Workflow angestoßen. Sämtliche Unterlagen (Anschreiben, Übersicht, Entscheidungsblatt, Hinweise) werden nach automatischer Erstellung an den Druckdienstleister übermittelt und an den Mitarbeiter versandt. Eine manuelle Freigabe durch die operative HR ist nicht mehr erforderlich.

Zusätzlich werden sämtliche Dokumente den Mitarbeitern online im Dokumententresor bereitgestellt.

Lock-in Option mit Web-Frontend Lösung

Ein weiteres Ziel unserer Digitalisierungsstrategie ist es, eine hohe Prozessautomatisierung bei aktuellen Planänderungen zu erreichen.

Unsere Beitragspläne garantieren bis zur Pensionierung keine Überschüsse. Damit die Mitarbeiter, die das 60. Lebensjahr vollendet haben, bereits erreichte Überschüsse festschreiben können, wurde die so genannte Lock-in-Option implementiert.

Die Lock-in-Option erfolgt jedes Jahr in einem fest definierten Zeitfenster. Die Selektion der berechtigten Mitarbeiter, die Überschussermittlung und Kommunikation werden weitestgehend automatisiert abgewickelt.

Die Mitarbeiter erhalten eine E-Mail und können dann über das Altersvorsorgeportal in dem definierten Zeitfenster die Option online beliebig oft ausüben bzw. widerrufen. Jeder Mitarbeiter erhält als Entscheidungshilfe eine „Was wäre, wenn“-Simulation“ zur möglichen Wertentwicklung seiner Versorgungskonten bis zum individuellen Pensionierungszeitpunkt. Mit Abschluss der Angebotsaktion erhalten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter online ein Bestätigungsschreiben, welches gleichzeitig online im Dokumententresor eingestellt wird. In der ersten Angebotsaktion wurden bereits 66% der Überschüsse eingelockt.

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Jens Sattler, Head of Development & Architecture, IT-Additional Services GmbH

Die Rentenantragstellung kann eine nervenaufreibende Angelegenheit sein – und das für alle Beteiligten gleichermaßen. Der Antragssteller muss sich durch komplexe Dokumente arbeiten und lange Bearbeitungszeiten in Kauf nehmen. Der Sachbearbeiter hat auf der anderen Seite mit unvollständigen Datensätzen zu kämpfen und muss die benötigten Informationen aus verschiedenen Anwendungen zusammensuchen. Oftmals muss der Bearbeitungsprozess wegen fehlender Informationen sogar unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgenommen werden. Der Sachbearbeiter muss sich dann erneut in den Sachverhalt einarbeiten. Für die Versicherung entstehen dadurch hohe Kosten – nicht zuletzt auch, weil das Fehlen von Schnittstellen die Vollautomatisierung aller Prozesse verhindert.

Was wäre, wenn all das ganz anders liefe? Wenn das System einen Rentenantrag vollautomatisch verarbeiten könnte, fehlende Informationen erkennen und diese selbständig über eine technische Schnittstelle anfordern würde? Wenn nicht der Berechtigte seinen Rentenantrag mühsam selbst ausfüllen müsste, sondern nur die Daten in einem ihm übersandten Antragsformular prüfen und ergänzen müsste?

Mit dieser durchaus disruptiven Vision sind wir – die IT-Additional-Services GmbH (ITAS) gemeinsam mit der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) – an die Digitalisierung des Rentenantragsprozesses gegangen. In den vergangenen zwei Jahren konnten wir bereits die Rentenbeantragung – einer der zentralsten und komplexesten Geschäftsprozesse der VBL – bis hin zur maschinellen Dunkelfreigabe vollständig digitalisieren. Darüber hinaus sorgt der vollautomatisierte digitale Prozess inzwischen aber auch dafür, dass nicht vollständig verarbeitete Rentenanträge automatisch und ereignisgesteuert in die maschinelle Verarbeitung übertragen und weiterprozessiert werden.

Somit haben wir neben der reinen Dunkelverarbeitung über verschiedene Fachsysteme hinweg einen maschinellen Mechanismus etabliert, der die ereignisbasierte vollmaschinelle Weiterverarbeitung von offenen Rentenanträge ermöglicht.

Neben den rein technologischen Erweiterungen mussten darüber hinaus auch verwaltungsrechtliche Anpassungen vorgenommen werden. Mit der Deutschen Rentenversicherung (DRV) wurden komplett neue Datenaustauschszenarien geschaffen; diesen musste allerdings eine Änderung des Sozialgesetzbuches vorausgehen, da die VBL noch nicht als berechtigte Institution hinterlegt war. Zudem musste die VBL die eigene Satzung anpassen.

Die neuen Datenaustauschszenarien zwischen der VBL und der DRV haben für den gesamten Markt der Zusatzversorgungskassen Modellcharakter und könnten die Art der Rentenbeantragung radikal verändern – für den Antragsteller genauso wie für die beteiligten Institutionen.

Nachdem wir die vollmaschinelle Verarbeitung eines Rentenantrags erfolgreich abschließen konnten, sind wir nunmehr in der Lage, den Rentenantragsprozess auf Basis der geschaffenen technologischen Möglichkeiten völlig neu denken und ihn disruptiv zu verändern: schnell, einfach und komfortabel für den Berechtigten.

Dr. Severin Kunisch, Wissenschaftlicher Mitarbeiter, Lehrstuhl für Versicherungsrecht, Universität zu Köln, Preisträger des Diamond Star Awards BAV Next Generation

Zusammenfassung seiner Dissertation: Dynamisierung ruhender Anwartschaften der betrieblichen Altersversorgung

Bis Ende 2017 wurden ruhende Anwartschaften der betrieblichen Altersversorgung in Deutschland nach dem vorzeitigen Ausscheiden eines Versorgungsanwärters „eingefroren“. Die alte Fassung des § 2 Abs. 5 BetrAVG sah vor, dass künftige Veränderungen der Versorgungsregelung und der Bemessungsgrundlagen für die Leistung der betrieblichen Altersversorgung, soweit sie nach dem Ausscheiden des Arbeitnehmers eintraten, außer Betracht blieben. Durch die EU-Mobilitäts-Richtlinie war Deutschland gezwungen, diesen Rechtszustand zu ändern. Art. 5 Abs. 2 der Richtlinie macht detaillierte Vorgaben zur Weiterentwicklung ruhender Anwartschaften nach dem vorzeitigen Ausscheiden eines Arbeitnehmers.

Der deutsche Gesetzgeber hat diese Vorgaben umgesetzt, indem er in § 2a Abs. 2 S. 1 BetrAVG ein Benachteiligungsverbot zu Gunsten ausgeschiedener Arbeitnehmer gegenüber nicht ausgeschiedenen Arbeitnehmern im Hinblick auf den Wert ihrer unverfallbaren Anwartschaften statuiert hat. Satz 2 enthält einen umfassenden Katalog an Regelbeispielen, bei deren Anwendung eine Benachteiligung insbesondere als ausgeschlossen gilt.

Vor allem betroffen sind reine Leistungszusagen. Insbesondere Zusagen, die vom (End‑)Gehalt abhängen, müssen während der Ruhephase der Anwartschaft angepasst werden. Insoweit bietet sich eine Anpassung entsprechend der Nettolöhne vergleichbarer nicht ausgeschiedener Arbeitnehmer gem. § 2a Abs. 2 S. 2 Nr. 2 b) BetrAVG an. Bei beitragsorientierten Leistungszusagen sind regelmäßig die Voraussetzungen von Nr. 1 b) erfüllt. Hiernach muss die Anwartschaft eine Verzinsung enthalten, die auch dem Ausgeschiedenen zugutekommt. Bei der Durchführung über eine Direktversicherung oder eine Pensionskasse kommen die Erträge im Falle der versicherungsförmigen Lösung auch dem Ausgeschiedenen zugute. Im Rahmen der arbeitsrechtlichen Lösung wird eine Benachteiligung nicht automatisch verhindert. Hier bedarf es einer zusätzlichen Vereinbarung, dass die Erträge ebenfalls den Ausgeschiedenen zugutekommen. In den Durchführungswegen einer Direktzusage, eines Pensionsfonds oder einer Unterstützungskasse muss der Umrechnungsmodus einen Zins enthalten, der sich auch in der Ruhephase auswirkt. Die neue reine Beitragszusage ist nur in den Durchführungswegen eines Pensionsfonds, einer Pensionskasse sowie einer Direktversicherung zulässig. Gem. § 22 Abs. 2 S. 2 BetrAVG müssen die Erträge der Versorgungseinrichtung auch dem ausgeschiedenen Arbeitnehmer zugutekommen, sodass Regelbeispiel Nr. 1 c) erfüllt wird. Bei der Beitragszusage mit Mindestleistung wird ebenfalls Nr. 1 c) erfüllt: Zum einen sind nur die Durchführungswege eines Pensionsfonds, einer Pensionskasse und einer Direktversicherung gangbar. Zum anderen müssen die Erträge gem. § 2 Abs. 6 BetrAVG auch dem vorzeitig Ausgeschiedenen bis zum Eintritt des Versorgungsfalles zugutekommen. Bei der Entgeltumwandlung lassen sich keine allgemeingültigen Aussagen treffen, da sie in allen fünf Durchführungswegen und durch alle Zusagearten praktiziert werden kann. Für die Frage, ob eine Benachteiligung verhindert wird, kommt es auf ihre konkrete Ausgestaltung an.

Das Benachteiligungsverbot sowie die Verringerung von Unverfallbarkeitsfristen und Mindestalter führen zu einer Kostensteigerung der bAV für die Arbeitgeber. Auch der administrative Aufwand wächst, da Anwartschaften der Ausgeschiedenen weiter verwaltet werden müssen. Aus Sicht der Arbeitnehmer wird die Versorgungssituation hingegen verbessert. Insbesondere die Dynamisierung ruhender Anwartschaften führt häufig zu einem höheren Versorgungsniveau im Alter. Da die bAV allerdings eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers ist, darf nicht übersehen werden, dass sich Belastungen, die den Arbeitgeber treffen, negativ auf die Versorgungssituation von Arbeitnehmern auswirken können. Es ist zu befürchten, dass Arbeitgeber die erhöhten Kosten an anderer Stelle einsparen werden. Das Ende der bAV ist deswegen aber keineswegs in Sicht:

Wie gezeigt, entsprechen bereits einige Zusageformen den neuen Anforderungen des § 2a Abs. 2 BetrAVG. Zudem hält der Gesetzgeber die negativen Auswirkungen der europäischen Vorgaben in Grenzen. Insbesondere die Festlegung eines nominalen Anrechts und die Anpassung ruhender Anwartschaften um ein Prozent p.a. bieten dem Arbeitgeber kostengünstige Handlungsmöglichkeiten, die keinen großen Verwaltungsaufwand verursachen. Die Bedenken erinnern außerdem stark an jene, die in den 70er Jahren der Anpassungsprüfungspflicht für laufende Leistungen gem. § 16 BetrAVG entgegengebracht wurden. Diese Diskussion ebbte jedoch ab, nachdem das BAG und der Gesetzgeber viele Streitfragen geklärt hatten. Im Zusammenhang mit dem neuen Benachteiligungsverbot kann auf die umfangreiche Literatur und Rechtsprechung zurückgegriffen werden, die zu § 16 BetrAVG ergangen ist. Zudem hat der Gesetzgeber § 2a Abs. 2 im Gegensatz zu dem damaligen § 16 BetrAVG bereits detailliert ausgestaltet. All dies lässt einen optimistischen Blick in die Zukunft der bAV zu.