Versorgungsausgleich digital durchdacht!


Vera Schieferecke, Head of Corporate Affairs HR, ALTANA AG

ALTANA ist ein global führendes Spezialchemieunternehmen mit innovativen, umweltverträglichen Speziallösungen für Lackhersteller, Lack- und Kunststoffverarbeiter, die Druck- und Verpackungsindustrie, die Kosmetikbranche sowie Elektronikindustrie.

In 2016 erzielte die ALTANA Gruppe mit ihren vier Geschäftsbereichen BYK, ECKART, ELANTAS und ACTEGA einen Konzernumsatz von über 2 Mrd. € mit konzernweit rund 6.000 Mitarbeitern, davon über 3.000 in Deutschland. In Deutschland ist ALTANA an 12 Standorten vertreten. Die dezentrale Organisation ist darauf ausgelegt, sich flexibel und schnell an veränderte Marktbedingungen und ein volatiles Konjunkturumfeld anzupassen.

Für die betriebliche Altersversorgung (bAV) bietet ALTANA ihren Mitarbeitern in Deutschland zwei fondsbasierte Systeme als Kapitalzusage an: das arbeitgeberfinanzierte ALTANA Vorsorgekapital und die mitarbeiterfinanzierte AltersvorsorgeAktiv mit ALTANA. In beiden Systemen können die Mitarbeiter für die Anlage zwischen einem stärker aktienorientierten Modell und einem eher rentenorientierten Modell wählen.

Über ein externes, webbasiertes Administrationssystem werden die Prozesse digital gesteuert, die beteiligten Personengruppen miteinander vernetzt und alle Fälle seitens HR bearbeitet. Außerdem erfolgt darüber für die Mitarbeiter der Zugriff auf die individuellen Konten sowie die Mitarbeiterkommunikation und –interaktion für alle Versorgungswerke. Die zentrale Datenhaltung, die vollständige Implementierung der Verwaltungsregelung zu den Zusagen, die Prozesssteuerung und ein zielgruppenspezifisches, umfassendes Reporting ermöglichen die transparente und vollständig systemgestützte Abwicklung der bAV-Verwaltungsprozesse. Um alle Vorteile der digitalen Kommunikationsplattform und der zentralen Datenbasis sowie des etablierten Rollen- und Rechtemanagements uneingeschränkt nutzen zu können, wurde auch die Administration von Versorgungsausgleichsprozessen in das bestehende System integriert.

Der Versorgungsausgleich erfolgt auf der Grundlage der ALTANA Teilungsregeln. Mit etwa zehn Fällen pro Jahr ist der Versorgungsausgleich ein eher „seltenes“ Ereignis. Der aufwändige und komplexe Prozess war bei den Sachbearbeitern im Service Center Payroll mit vielen Unsicherheiten und Nachfragen verbunden, daher fehleranfällig, zeitaufwändig und letztlich kostenintensiv.

Projektziel war, den Administrationsprozess zur Ermittlung und Abwicklung des Versorgungsausgleichs bei den fondshinterlegten Direktzusagen für die Fälle der externen Teilung zu digitalisieren und zu automatisieren. Dazu wurde der Prozess im ersten Schritt neu definiert und beschrieben. Auf dieser Grundlage erfolgte die Digitalisierung vom Posteingang der Auskunftsanfrage des Amtsgerichts, die Weiterleitung an den Aktuar zur Erstellung des Gutachtens und die Versendung der Dokumente an das Gericht. Abschließend werden die während der Ehezeit erworbenen Fondsanteile des Mitarbeiters und die hierauf entfallenden Ausschüttungen im System ermittelt sowie der anteilige Verkauf über die Depotbank unter Einbindung des konzernfremden Gruppentreuhänders initiiert.

Das System hält alle Informationen zu den Prozessbeteiligten vor, steuert die Ausführung der Prozessschritte und speichert die relevanten Dokumente. Der Versorgungsausgleichsanspruch für das Gutachten wird automatisch ermittelt, die Auskunftsbögen versandfertig digital erstellt und über den automatischen Postversand ohne Zeitverzug versendet. Integriert wurde ebenso die Archivierung des gesamten Vorgangs mit der Einstellung des Fondsverkaufs in die Online-Auskunft für den Mitarbeiter.

Die Ermittlung des auszugleichenden Fondsvermögens für die Dauer der Ehe erwies sich im Projekt als die größte Herausforderung, denn neben den angeschafften Fondsanteilen sind auch die erhaltenen Ausschüttungen abzüglich einbehaltener Steuern wie auch während der Ehezeit erfolgte Fondsumschichtungen nachzuvollziehen. Dank der Automatisierung und der elektronischen Kommunikation sind die Prozesse heute sicher und transparent. Dadurch konnten die Qualität verbessert und erhebliche Effizienzgewinne durch reduzierte Durchlaufzeiten und minimierte Fehleranfälligkeit realisiert werden. Dies steigert die Servicequalität von ALTANA HR. Ein Ergebnis, das sich sehen lassen kann.