FirmenOnline – die digitale bAV-Plattform


Beitrag von Dr. Sören Kupke, Fachbereichsleiter bei der Allianz Lebensversicherungs-AG, zur digitalen bAV-Plattform der Allianz für die 19. Handelsblatt Jahrestagung zur Betrieblichen Altersversorgung (12. bis 14. März 2018)

Die Deutschen verbringen mehr als zwei Stunden täglich online, Tendenz steigend. Sie kaufen ein, planen ihren Urlaub oder recherchieren zu Versicherungen. Mit knapp 100.000 Suchanfragen im Monat ist „Rente“ nach „Kfz“ das zweithäufigste Versicherungsthema, das in Deutschland online gesucht wird.

Während sich die Diskussion rund um Digitalisierung in der Versicherungsindustrie weitgehend um die Schnittstelle zum Endkunden dreht, wird der Schnittstelle zu Unternehmenskunden eine zu niedrige Bedeutung beigemessen. Gerade in der Interaktion zwischen Unternehmen spielt die Digitalisierung eine immer wichtigere Rolle – egal ob bei Industrie 4.0 oder in der Personalverwaltung. In der betrieblichen Altersversorgung erwarten Firmenkunden deshalb heute nicht nur gute Produkte, sondern digitale Services und Prozesse, die sie online, schnell und intuitiv nutzen können. Im Mittelpunkt steht eine optimale Anpassung und Integration der bAV in die digitalen Workflows von Unternehmen.

Bereits vor mehr als 15 Jahren hat Allianz Leben für die betriebliche Altersversorgung eine eigene Verwaltungsplattform online geschaltet. Rund 6.000 Unternehmen nutzen diese aktiv und verwalten darüber mehr als eine Million Einzelverträge. Neben Großunternehmen haben gerade auch kleine und mittlere Unternehmen großes Interesse an solch einer Softwarelösung.

Das neue FirmenOnline ist nicht einfach eine Weiterentwicklung des bewährten Firmenportals der Allianz. Vielmehr ist es eine moderne Plattform, basierend auf einer zukunftsfähigen Anwendungsarchitektur, die sowohl mit dem Input von Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern konzipiert und mit laufenden Nutzertests umgesetzt wurde. Um den Kundenbedürfnissen gerecht zu werden, gibt es zwei verbundene Portale: Ein Portal für Arbeitnehmer und eines für Arbeitgeber. Klein- und Mittelständler haben so deutlich bessere Möglichkeiten, ihre Mitarbeiter bei der betrieblichen Altersversorgung zu unterstützen und sie an die eigene Firma zu binden.

Der Zugang für Arbeitnehmer auf FirmenOnline ist einfach, jederzeit und von überall aus möglich. Ob per Smartphone, PC oder Tablet. Mitarbeiter können von zu Hause, im Büro oder im Lager einfach und schnell erfahren, wie ihr Arbeitgeber die Betriebsrente bezuschusst, welche Produkte es gibt und welcher Vermittler ihnen bei Fragen hilft.

Der Vermittler kann – entsprechend der Wünsche seines Firmenkunden – das Arbeitnehmer-Portal individuell anpassen und beispielsweise das Logo des Arbeitgebers einbinden, ein Online-Termintool zur Vereinbarung von Beratungsgesprächen integrieren oder auch Unterlagen zur bAV bereitstellen.

Im Arbeitgeber-Portal können Personalmitarbeiter Adress- und Namensänderungen direkt ins System eintragen. Dabei hilft eine Such- und Filterfunktion, die noch zu bearbeitenden Verträge schnell zu finden. Tagesaktuelle Vertragsdaten, Übersichten zu Beitragszahlungen oder Auftragshistorien sind jederzeit abrufbar. Übersichtslisten können einfach erstellt, ex- oder importiert werden. Und auch Vertragsänderungen sowie An- und Abmeldungen unterstützen effizient die Verwaltungsprozesse der Personaler.

Neben einer modernen und zukunftsfähigen Anwendungsarchitektur lag der Fokus der Neugestaltung von FirmenOnline auf der optimierten und intuitiven Nutzbarkeit. Dabei war von Anfang an klar: Wir starten mit dem Umbau nicht wie die meisten Start-ups auf der grünen Wiese. Vielmehr mussten und wollten wir alle Stakeholder – sprich Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Vertriebspartner – bei der Reise in die neue digitale Betriebsrente mitnehmen. Stets an erster Stelle dabei: der Kunde. Jeder neue Prozess, jede Oberfläche und jeder Service wurde von und mit Kunden getestet. Regelmäßiges Feedback war und ist Teil der agilen und iterativen Entwicklung im Agilen Training Center in Stuttgart, in dem FirmenOnline entstand. Insgesamt vier Teams mit Betriebsrentenspezialisten Marketingexperten, Business Analysten und ITlern haben die Anwendung entwickelt. Die Teams konnten dabei weitgehend autark über die nächsten Schritte entscheiden. Dies hat die Abstimmungsprozesse deutlich beschleunigt. So eigenverantwortlich zu arbeiten, bedeutete aber auch, dass die Teamleiter (Productowner) selbst wie Unternehmer denken mussten und ihre Arbeitsfortschritte direkt bei den zuständigen Vorständen präsentiert und verantwortet haben.

FirmenOnline wird sich in den nächsten Jahren weiter an den Bedürfnissen der Firmenkunden ausrichten und so kontinuierlich weiterentwickelt. Die Plattform ist schließlich keineswegs fertig, wenn sie zum ersten Mal live geschaltet wird. Im Gegenteil, die Arbeit der Entwickler geht weiter. Je nachdem wie Kunden die Plattform nutzen und welche Dienstleistungen zusätzlich gewünscht werden.

FirmenOnline ist aber nicht die einzige digitale Anwendung in der betrieblichen Altersversorgung, sondern Teil einer breiten digitalen Lösung für Firmenkunden und deren Mitarbeiter. So können Arbeitgeber mit dem Internet-Portal „Bilanzwerte Online“ versicherungsmathematische Gutachten für ihre Bilanzen schnell, sicher und bequem online beauftragen. Auch Gutachten zu Pensionsrückstellungen und Aktivwertnachweise für Bilanzen stellt die Allianz mit dieser Plattform den Unternehmen digital zur Verfügung. Über das Portal „Meine Allianz“ können Arbeitnehmer zudem digital ihre aktuellen Standmitteilungen abrufen und sehen wie sich ihre Betriebsrenten-Verträge entwickeln. Auch die komplette Korrespondenz kann digital stattfinden.