Digitalisierung in der bAV: Hohes Einsparpotenzial


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Dr. Michael Paulweber, Managing Director Technology and Administration Solutions, Willis Towers Watson Deutschland, michael.paulweber@willistowerswatson.com

Digitalisierung, in Prozessen und in der Kommunikation sind ohne Zweifel das Schlüsselthema in der Wirtschaftswelt – seit einiger Zeit auch in der Welt der betrieblichen Altersversorgung. Vor etwa fünf Jahren waren Beiträge zur Digitalisierung in der betrieblichen Altersversorgung – etwa zu modernen bAV-Portalen oder Apps – noch die Ausnahme. Inzwischen werden dem Thema ganze Konferenztage und Sonderausgaben gewidmet. Von daher lag es nahe, einmal die Unternehmen direkt zu befragen, wie sie zur Digitalisierung in der bAV stehen.

Wie Unternehmen generell mit Digitalisierung umgehen, ist natürlich abhängig vom jeweiligen Geschäftsmodell sehr unterschiedlich. Wie eine KfW-Umfrage aus dem Jahr 2017 ergab, haben fast die Hälfte der Unternehmen für die kommenden zwei Jahre konkrete digitalisierungsbezogene Vorhaben geplant – und interessanterweise geht es dabei fast immer um zusätzliche Chancen und in nur einem Drittel der Fälle um reaktive Motive.

In jedem Fall stehen Digitalisierungsthemen auf der Agenda des Top-Managements, und das erklärt auch, warum Digitalisierung längst nicht mehr nur im Kerngeschäft eine Rolle spielt, sondern zunehmend auch in den Zentralfunktionen der Unternehmen.

Wie wichtig ist die Digitalisierung in der bAV-Administration und mit welcher Entwicklung ist in Zukunft zu rechnen? Hierzu hatte Willis Towers Watson im Frühsommer 2017 rund 70 bAV-Verantwortliche aus Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen befragt. Demnach sind in 70 Prozent der befragten Unternehmen Digitalisierungsvorhaben in den operativen Bereichen (Logistik, Produktion und Vertrieb) bereits umgesetzt. Hingegen liegt die Umsetzungsquote im Personal- und in den Verwaltungsbereichen nur bei knapp 50 Prozent.

Kommunikation digitalisieren

Gerade im HR-Bereich werden die Möglichkeiten der Digitalisierung durchgängig als hoch angesehen. Naturgemäß sind die Perspektiven heterogen, aber im Durchschnitt wird das Einsparpotenzial in der bAV-Administration auf 30 Prozent geschätzt. Dabei werden die größten Verbesserungsmöglichkeiten im Rahmen des Daten- und Dokumentenmanagements, bei Berechnungen und bei der Abwicklung von Geschäftsvorfällen gesehen. Die Ausschöpfung dieser Potenziale ist dringend geboten, denn Anforderungen an Qualität und Flexibilität steigen bei gleichzeitig wachsender Komplexität und Regulierung.

Im Fokus stehen die Hauptansatzpunkte von Digitalisierungsprojekten: die Kommunikation der bAV-Themen wollen fast alle (85 Prozent) digitalisieren, und drei Viertel beabsichtigen, technische Abläufe noch stärker zu automatisieren.

Auch die wachsenden Ansprüche der Mitarbeiter sorgen dafür, dass die Digitalisierung der bAV-Betreuung, -Administration und -Kommunikation vorangetrieben wird. Papierbasierte Prozesse und Informationen werden zunehmend nicht mehr als zeitgemäß wahrgenommen. Geprägt von den Erfahrungen als Konsument im Internet erwarten Mitarbeiter auch von ihrem Arbeitgeber eine moderne, elektronische Betreuung über Portale und vergleichbare Applikationen.

Datenschutz, mangelnde Ressourcen und niedrige Priorität der bAV hemmen die Umsetzung

Wer die Datenschutzdebatte in Deutschland auch nur im Ansatz verfolgt, weiß, dass Unternehmen bei Digitalisierungsvorhaben nicht nur Begeisterung auslösen, sondern auch internen Widerständen begegnen – sowohl vonseiten der Organisation als auch von den Mitarbeitern oder deren organisierten Vertretungen. Viele Mitarbeiter betrachten die Sicherheit der digitalen Übermittlung ihrer Daten skeptisch, was dazu führt, dass die Akzeptanz neuer Medien bei den Mitarbeitern und in den Mitbestimmungsgremien sorgsam erarbeitet werden muss.

Ein noch wichtigeres Hemmnis für die Umsetzung von Digitalisierungsbestrebungen, liegt an mangelnden Ressourcen (85 Prozent) – auch wenn das notwendige Know-how bei 93 Prozent zur Verfügung steht. Das entspricht durchaus der täglichen Unternehmenspraxis. Häufig ist zu beobachten, dass die betriebliche Altersversorgung auf der Prioritätenliste im Rahmen der HR-IT-Steuerung nicht oben angesiedelt ist und entsprechende Vorhaben „durchgereicht“ werden.

Da zwei Drittel der Teilnehmer in den nächsten zehn Jahren steigende Kosten in der bAV-Administration erwarten, dürfte jedoch der Druck steigen, Einsparpotenziale durch Digitalisierung zu realisieren. Gleichzeitig werden die erforderlichen Investitionen in Prozesse und Systeme viele Unternehmen dazu zwingen, ihre Aufstellung in der betrieblichen Altersversorgung insgesamt zu überprüfen.

Die Erwartungen an den Hoffnungsträger Digitalisierung sind zum Teil sehr hoch, wenn man sich an den grundlegenden Veränderungen im Konsumentenmarkt und entsprechenden Vergleichen orientiert. Vieles davon erscheint zumindest kurzfristig nicht immer realistisch.

Abbildung: Erwartungen an die Digitalisierung
Quelle Studie Digitalisierung und Effizienz in der bAV-Administration 2017, Willis Towers Watson